SKKN Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại Trường THCS Ngô Mây

Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước. Đối với tất cả các cơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.

Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại.

Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán khoán kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp.

Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.

Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.

Công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Song trong chuyên môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị tương đương như tiền, nó phản ánh tình hình thu - Chi của đơn vị mình và nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh, quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên.

Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - Chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu - Chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định.